Obtenga su secretaria virtual: 100% disponible 24/7 e inteligente
Un agente de inteligencia artificial que contesta el WhatsApp y el teléfono de su clínica para agendar, confirmar, cancelar y reprogramar citas, entrenado con los datos reales de sus médicos, horarios, servicios y aseguradoras. También gestiona preautorizaciones y reclamos ante las aseguradoras.
Cada mensaje sin responder es una cita que se va a otra clínica
Buena parte de los pacientes escribe fuera del horario de recepción: de noche, en fin de semana o mientras su personal atiende a quien está en ventanilla.
- Mensajes sin leerEl paciente escribe a las 9 p.m., nadie responde hasta el día siguiente y ya reservó en otro lugar.
- InasistenciasNadie tuvo tiempo de confirmar las citas del día siguiente y quedan cupos vacíos sin previo aviso.
- Recepción saturadaSu secretaria atiende teléfono, WhatsApp y pacientes presenciales a la vez. Algo siempre se cae.
- Agenda desordenadaReprogramaciones por mensaje que nunca llegan al sistema y terminan en doble reserva.
Su recepción, funcionando sola las 24 horas
El agente conversa en lenguaje natural por WhatsApp y por llamada telefónica, y escribe el resultado directamente en la agenda de su clínica.
Agenda citas
Consulta disponibilidad real por médico, especialidad y sede, filtra por la aseguradora del paciente y reserva el cupo en el momento.
Confirma asistencia
Envía el recordatorio el día previo y registra la respuesta del paciente. Usted ve desde temprano qué cupos van a quedar libres.
Cancela sin fricción
El paciente cancela por mensaje, el cupo se libera solo y su equipo puede ofrecerlo a quien está en lista de espera.
Reprograma al vuelo
Propone alternativas compatibles con el médico y el seguro, mueve la cita y actualiza el calendario sin intervención humana.
Que manejar la agenda deje de ser un problema
El agente no llega a sustituir a su secretaria: llega a ayudarla. Le quita de encima las conversaciones repetitivas para que su gente atienda bien a quien está frente a ella y dedique su tiempo a los casos que de verdad necesitan una persona.
Su clínica conserva su cuenta de WhatsApp Business y su personal sigue contestando desde la misma conversación de siempre. Cuando una secretaria entra a un chat, el agente se aparta y le devuelve el control; cuando ella termina, el agente retoma el seguimiento.
Así escala un caso a su equipo
- PacienteMaría G. · Cita del jueves 10:30 a.m.
- MotivoNecesita preautorización de su aseguradora para un estudio de imagen.
- Ya resueltoEl agente confirmó identidad, validó la aseguradora, verificó el médico tratante y reunió los datos del estudio solicitado.
- PendienteRevisar el formato y enviarlo a la aseguradora.
Cuando un caso necesita a una persona, su equipo no recibe un historial de cincuenta mensajes: recibe un resumen con lo que el paciente necesita y lo que el agente ya adelantó. Se atiende en minutos, no en media mañana.
Entrenado con los datos de su clínica, no con respuestas genéricas
No es un menú de opciones ni un bot de palabras clave. Levantamos la información real de su operación y el agente responde como lo haría su mejor colaboradora: con criterio, en español natural y sin inventar.
- Médicos, especialidades y horarios de cada consultorio
- Aseguradoras aceptadas y qué médico atiende cada una
- Servicios, estudios y preparación previa de cada examen
- Ubicación, parqueo, documentos y formas de pago
- Envío de recetas, resultados de laboratorio e indicaciones posteriores a la consulta
- Cualquier otro proceso de atención al paciente que su clínica quiera automatizar
- Su tono de marca y sus reglas: qué sí y qué no debe responder
- Escalamiento inmediato a una persona cuando el caso lo amerita
Agente de llamadas con voz natural
Cuando la línea de su clínica suena y nadie puede atender, el agente contesta, entiende lo que el paciente necesita y gestiona la cita igual que por WhatsApp. Ninguna llamada vuelve a quedar sin respuesta.
- Atiende varias llamadas al mismo tiempo
- Resume cada conversación para su equipo
- Transfiere a recepción cuando hay urgencia
Preautorizaciones y reclamos sin perseguir papeles
La parte más lenta de una clínica en Panamá no son las citas: es el ir y venir con las aseguradoras. El agente también se encarga de ese trámite y su equipo solo revisa y aprueba.
Preautorizaciones
Reúne del paciente los datos que pide cada aseguradora, arma el formato correspondiente con la información del médico tratante y del estudio, y lo deja listo para envío. Sin volver a llamar al paciente tres veces por un dato que faltaba.
Reclamos
Recibe el caso por WhatsApp, verifica que el expediente esté completo, ordena los documentos del paciente y le avisa en el mismo chat cuando hay una respuesta de la aseguradora.
Seguimiento y trazabilidad
Cada solicitud queda registrada con su estado y su historial. Usted ve qué está pendiente, con qué aseguradora y desde cuándo, sin depender de la memoria de nadie.
Trabajamos con los formatos de las principales aseguradoras del mercado panameño y podemos incorporar los que su clínica maneje.
Una experiencia que sus pacientes agradecen
La tecnología no se nota. Lo que el paciente nota es que por fin le contestan rápido y que sacar una cita dejó de ser un trámite.
Le responden al instante
A las once de la noche o un domingo. Nadie queda en visto ni escuchando música de espera en el teléfono.
Agenda en dos minutos
Elige médico, día y hora desde el mismo chat, sin descargar aplicaciones, sin crear cuentas y sin llenar formularios.
No se le olvida la cita
Recibe el recordatorio a tiempo y puede confirmar, cancelar o mover la hora con un mensaje, sin llamar a la clínica.
Llega preparado
Sabe qué documentos traer, si debe ir en ayunas, cuánto cubre su seguro y dónde estacionarse antes de salir de casa.
Recibe lo suyo por el chat
Recetas, resultados de laboratorio e indicaciones posteriores a la consulta le llegan al mismo WhatsApp, sin tener que volver a la clínica.
No repite su historia
El agente reconoce al paciente que ya vino antes y le da continuidad. Y cuando pide hablar con una persona, lo pasa de inmediato con su equipo.
Operando en tres pasos, sin cambiar su número
Su clínica autoriza la conexión desde su propia cuenta de WhatsApp Business. La titularidad del número y de la cuenta siempre sigue siendo suya.
Conectamos su número
Enlazamos el WhatsApp que su clínica ya usa a la plataforma oficial de Meta. Sus pacientes no tienen que aprender nada nuevo ni guardar otro contacto.
Entrenamos al agente
Levantamos médicos, horarios, seguros, servicios y sus reglas de atención. Usted revisa y aprueba las respuestas antes de salir en vivo.
Encendemos y acompañamos
El agente empieza a atender y a agendar. Medimos las conversaciones, ajustamos el entrenamiento y le damos soporte continuo.
Datos de pacientes tratados con seriedad
Trabajamos con la API oficial de WhatsApp Business Platform, con aplicación aprobada por Meta. Nada de aplicaciones no autorizadas que exponen el número de su clínica a bloqueos.
- Aplicación de Meta aprobada y publicada, con permisos de mensajería y gestión verificados
- Tratamiento de datos conforme a la Ley 81 de protección de datos personales de Panamá
- Encargados de tratamiento declarados y política de privacidad pública
- Canal de eliminación de datos a solicitud del paciente
¿Para qué clínicas es?
Consultorios y centros médicos que reciben citas por WhatsApp o teléfono y quieren dejar de perderlas.
- Clínicas y policlínicas con varios especialistas
- Consultorios de especialidad y odontológicos
- Centros de imágenes, laboratorio y terapias
- Clínicas estéticas y de bienestar
Lo que toda clínica pregunta antes de empezar
¿Tengo que cambiar el número de WhatsApp de mi clínica?
No. Conectamos el mismo número que sus pacientes ya conocen a la plataforma oficial de Meta. La cuenta y el número siguen siendo propiedad de la clínica.
¿El agente inventa respuestas?
No. Responde únicamente con la información con la que fue entrenado: sus médicos, horarios, servicios, seguros y reglas. Si algo se sale de su alcance, lo deriva a una persona de su equipo.
¿Puede ver la agenda real y reservar de verdad?
Sí. Se integra con el sistema de gestión de la clínica para consultar disponibilidad por médico y escribir la cita, la cancelación o la reprogramación directamente en el calendario.
¿Cómo maneja las aseguradoras?
Filtra los médicos según el seguro del paciente, de modo que solo le ofrece cupos con especialistas que efectivamente atienden esa aseguradora.
¿Mi personal pierde el control de las conversaciones?
Al contrario. Su equipo ve todas las conversaciones desde una bandeja compartida y puede intervenir en cualquier momento; el agente se aparta cuando entra una persona.
¿Cuánto tarda la implementación?
Depende del tamaño de la clínica, pero el levantamiento y el entrenamiento suelen tomar días, no meses. Le entregamos un cronograma en la primera conversación.
¿Va a reemplazar a mi secretaria?
No. Se encarga de lo repetitivo (horarios, precios, seguros, agendar, confirmar, recordar) para que su secretaria atienda mejor a quien está en la clínica y resuelva los casos que requieren criterio humano. Es una ayuda para su equipo, no un reemplazo.
¿Podemos seguir respondiendo nosotros manualmente?
Sí, siempre. Su clínica conserva su cuenta de WhatsApp Business y su personal puede tomar cualquier conversación cuando quiera. El agente se aparta cuando entra una persona y retoma el seguimiento después.
¿También gestiona preautorizaciones y reclamos con aseguradoras?
Sí. Recoge del paciente los datos que exige cada aseguradora, arma el formato correspondiente y deja el trámite listo para que su equipo revise y envíe, con seguimiento del estado de cada solicitud.
¿Qué más se le puede enseñar?
Cualquier proceso de atención al paciente que su clínica quiera automatizar: envío de recetas, entrega de resultados de laboratorio, indicaciones posteriores a la consulta, campañas de control o recordatorios de tratamiento.
¿Cuánto cuesta?
El modelo combina una implementación inicial con entrenamiento de la IA y una mensualidad del agente. Escríbanos por WhatsApp y le enviamos la propuesta según el tamaño y el volumen de su clínica.
Deje de perder pacientes por no contestar a tiempo
Cuéntenos cómo atiende hoy las citas de su clínica y le mostramos, en una demostración corta, cómo respondería su secretaria virtual.
Solicitar demostración por WhatsAppRespondemos el mismo día hábil · Panamá · WhatsApp +507 6397-7647